如何让团队协作变得高效?这样办公最省心!

同事就是指行事相同、相与共事、执掌同一事务、共事的人,在职场生活中总是免不了要和同事之间有合作关系,共同完成一些工作项目。

一般来说,协同办公效率越高,项目完成进度越快,优秀的团队成员之间互相配合可以达到1+1>2的效果。但很多时候团队之间的合作总是存在一些或多或少的问题,不仅影响工作进度,还会造成同事之间产生矛盾,影响团队氛围。

 

项目协作场景假设

某个项目中,小A和小B需要共同负责一个标书的撰写,由领导C负责审核确定。小D是项目中的成员之一,但是不参与标书的撰写工作。

1、小A和小B在工作中主要通过微信、QQ等通讯工具交流,比如交换自己写好的文档、相互给对方的文字检查并提出建议。在多次传输文档中,因为改动过多产生多个文件版本,最后很容易造成文件版本混乱。

2、小A和小B将写好的文件分别发给领导C审核,领导C作出批改后分别发给两人进行修改,但经常将双方的文档弄混,而且沟通过程非常耗费时间,比如两人同时存在的问题需要分别指出两次。

3、小A和小B修改到第六个版本时,领导C突然觉得第二个版本还是最合适,但是小A和小B并没有保存历史版本,只能祈祷数百条的聊天记录没有被删除,能找回第二个版本。

4、小A和小B的标书做好后存放至公司共享目录后,被小D无意中删除文件了,小A和小B对小D心生怨气,万念俱灰。

以上场景充分暴露了团队分工合作时的文件管理难题,那么如何解决这个协作办公中遇到的这些问题呢?企业需要一种新型的办公方式,减少协作阻力,让同事之间能够高效共同完成项目。

比如意畅企业云盘采用协同办公的解决方案,可对文件发起协同,邀请参与人员共同加入团队协作中,并分配每个人的操作权限。项目结束后,协同小组可随时解散,为企业创造高效、简便、快捷的团队协作管理模式。除此之外,意畅企业云盘多人在线编辑、历史版本、文件锁定、分级权限等功能,避免协同工作中遇到的尴尬问题。

协同文件

创建协同后,系统自动给参与人发送消息提醒,告知协同事宜,所有参与人均可看到协同文件,无需对每个人进行资料分发,大大节省时间,提高工作效率。

比如上述场景中,领导C可以将项目素材放置于协同文件中,项目成员可以直接登录云盘获得文件。

多人在线编辑

意畅企业云盘内置的文档可支持多个用户在线编辑,如果多个同事同时编辑文档时,对方编辑文件的实况会及时传输过来,可以看到对方的动态。

文件提供文件评论功能,群组内用户可以对文件进行评论,评论后文件上传者会收到消息推送并可以进行回复,节省沟通时间。

比如小A和小B也可以在协同文件中同时编辑文档,随时能掌握对方的工作动态,通过对文件进行评论来交流工作。领导C也可以通过登录云盘,对提交的标书文档进行批改。

权限设置

意畅企业云盘可根据团队成员不同分工合理分配不同文件的操作权限,在权限范围内各司其职,也避免了文件泄密和成员误操作风险。

比如上述小A和小B的文件被删就是因为团队成员对于文件没有权限设置。在意畅企业云盘中,领导C可以将小A和小B的文件设置为只有小A、小B以及上司可以查看、编辑,而小D对于文件只有访问权限,没有编辑和删除的权限。

历史文件恢复

文件支持历史版本管理,可对历史版本添加备注,支持历史版本对比功能,方便信息汇总。

比如小A、小B负责的标书,被编辑、修改的操作会被记录下来,可以通过历史版本对比发现标书修改的部分。而当领导C最终确定采用第二个版本时,直接从历史版本恢复即可。

  文件锁定

基于群组协作机制,提供文件锁定功能,用户锁定文件后,其他群组用户只可预览文件,无法编辑。

比如小A、小B负责的标书确定版本后,领导C可以将文件锁定,小A、小B或者其他人都无法编辑文档,避免文件被无意中打开修改。

当习惯科技发展带来的生活便利,怎能在工作中禁锢于传统的办公方式呢?意畅企业云盘以用户需求为导向,不断完善自身产品,为用户带来更高的体验。在意畅企业云盘的使用中,协同办公变得轻松又高效,是新时代的办公新模式。

 

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