在华夏上下5000年的璀璨文明中，人们对于记录、存储知识与信息方式的进步可以说功不可没。从远古的甲骨到竹简、从绸缎到纸张，乃至从现代的计算机到移动设备、从物理硬盘到在线云端，数据存储的载体一直随着科技的发展而改变。
古时候，客观的社会条件限制了信息的传播，人们存储信息更多的是为了让珍贵的知识得以传承，让文明得以延续。而在信息传播已不受限制、数据更是呈爆炸式增长的现在，如何更好的进行数据管理、使用，如何让数据产生更大的价值，成了人们思考的方向。
在不同的时代中，数据管理对于企业发展的意义也不尽相同。让我们走进历史的长河中，感受文件管理在“前生今世”中的迭代。
存储方式的演变:从实体介质到云存储文件
在以纸质文件为主的“第一世”里，互联网还处于萌芽阶段，企业文件以纸质文件为主，通过立卷归档整理的方法将同类内容的文件进行集中存放,便于手工检索利用以及后期的管理。企业机构的机密文件主要存储在档案室内，由文档管理员负责整理，部分文件散落在各个员工的书柜、办公桌上，不仅查找使用困难，还有虫蛀、潮湿等风险。
在“第二世”中，互联网开始快速发展，企业文件的承载体由纸张变为电子文档、电子图纸等，于是FTP(文件传输协议)、网络硬盘等基于网络的存储方式成为企业文件管理中关键的一环，提供存储、访问、备份、共享等文件管理等功能，但也存在服务器空间爆满、硬盘等损坏等风险。
而到了“今生”，随着以互联网为代表的信息技术的迅猛发展，关于“云”的概念也逐渐深入人心，以企业云盘为代表的新型文件管理系统开始成为主流，其高效、安全的管理方式广受企业用户青睐。
文件查询方式的变化：从按目录检索到全文检索
在“第一世”时需要查找文件，文件管理室的管理员可以通过分类号调取相关资料，如果所需文件就在自己办公桌上时，从堆积如山的文件找到目标文件也颇费时间，这时一个良好的文件整理习惯就显得十分重要了。
到了“第二世”查找文件时终于不需要经历繁琐的过程了，在FTP服务器里可以通过目录查询检索文件，也可以通过标题搜索，但是匹配率不高。
而“第三世”的企业云盘真正满足了人们速查文件的需求，云盘的全文检索机制实现了文档内容的全文检索，精确定位目标文件，同时收藏、标签、常用文件等功能更是帮助用户养成良好的文件整理习惯。
文件分享的进阶：传输效率大幅提升
在网络不普及的“第一世”，同公司的员工分享文件只需要走几步路。当地理位置相距较远时，只能通过邮寄、电报等方式，有时需要好几天才能送达。
在“第二世”中的文件分享更为方便，对内员工可通过访问服务器获取文件、对外可通过邮件、U盘等工具，不过文件较大时，传输时间也需要数小时。
到了“第三世”的企业云盘，文件通过盘内群组文件进行共享，同时对外可以生成安全链接发送，不受文件大小限制、实现了文件一秒分享。
文件误删的补救措施：从不可逆到随时恢复
“第一世”的纸质文件需要销毁时通常是直接丢弃或者使用碎纸机，避免废弃文件被有心人拿走。当重要文件不小心被弄丢的时候，就很难找回文件了。
在“第二世”中的电子文件需要销毁时，直接删除即可。所以重要文件需要备份，否则误删后就难以找回。
到了“第三世”，企业云盘的废弃文件也是可以直接删除，误删文件时也可在回收站内恢复，避免了文件误删事故。
文件保密措施：人工层层审批到智能化权限控制
“第一世”档案室的管理员掌握了机密文档的查阅权限，员工想要查看、使用文件时，需要获得层层审批才可以。档案室的监控设备对员工的非法行为起到了威慑和事后查证究责的作用。
“第二世” 在FTP服务器里可以简单对文件夹进行下载、上传、重命名、删除、创建等粗粒度的权限控制。
“第三世”的企业云盘通过精细的权限控制限制了文件的操作范围、同时文件预览水印和审计日志让员工的文件操作行为有迹可循。
在文件管理的发展历程中，虽然文件承载体一直在发生变化，但是不变的是人们对信息管理的重视性，而如今以企业云盘为代表的新型文档管理方式更是在传统文件管理流程基础上进行了不断的优化，形成了更加专业、安全的管理文件方式。
